Cahier des charges CRM
- Présentez votre société et ses besoins en CRM
- Etablissez votre existant fonctionnel et technique
- Définissez votre projet CRM et ses objectifs
- Assurez votre société face aux changements
Qu'est ce qu'un cahier des charges CRM ?
Comment rédiger un cahier des charges CRM ?
Choisir le bon CRM pour votre entreprise peut sembler complexe face à la multitude de solutions disponibles sur le marché. Pour prendre la meilleure décision, il est essentiel d’analyser vos besoins, de définir un budget et de comparer les différentes options selon leurs fonctionnalités et leur mode de déploiement. Voici les critères principaux à considérer pour vous guider dans votre choix. Découvrez notre guide CRM.
Présentation de votre société
Description du projet CRM : périmètre, objectif, budget
Description des processus métiers actuels
Données à intégrer dans le logiciel CRM
Equipe projet
Description des cas d'usage et fonctionnalités cibles du CRM
La rédaction de cette première partie administrative est cruciale à l’établissement de votre cahier des charges CRM. Il s’agit de renseigner vos informations administratives comme la raison sociale, l’adresse, l’année de création, le chiffre d’affaires, l’implantation géographique, le secteur d’activité et les produits proposés.
Notez également le périmètre de votre projet CRM : nombre de sites concernés, nombre d’utilisateurs envisagés, … Enfin, mettez en exergue le lien entre le recours à un logiciel CRM et votre stratégie d’entreprise.
Cas concret : Réalisation d'un cahier des charges CRM
Il est important de bien structurer son besoin afin d’avoir l’esprit le plus clair et le plus organisé pour lancer son projet CRM. S’aider d’un intégrateur pour être guidé dans chaque étapes est essentiel et permets d’éviter les erreurs d’intégration et de développement opérationnel.
Contexte
La société LCRM Consulting, spécialisée dans l’intégration de solutions logicielles pour les TPE/PME, souhaite mettre en place un CRM pour améliorer la gestion de ses relations clients et optimiser ses processus internes. Actuellement, les données clients sont éparpillées sur plusieurs outils non connectés, ce qui génère des pertes d’efficacité et de suivi.
Objectifs du projet
- Centraliser les données clients.
- Optimiser le suivi des opportunités commerciales.
- Améliorer la coordination entre les équipes commerciales et marketing.
- Automatiser certaines tâches (relances, reporting, etc.).
- Disposer d’analyses précises sur les performances commerciales.
Étapes de création du cahier des charges
1. Présentation de l’entreprise
- Nom : Apogea Consulting
- Secteur d’activité : Conseil en intégration de solutions logicielles.
- Taille de l’entreprise : 100 collaborateurs.
- Organigramme : 3 pôles principaux (Commercial, Marketing, Support technique).
2. Besoins fonctionnels
Gestion des contacts :
- Centraliser les informations clients (nom, secteur, coordonnées, historique des échanges).
- Suivi des interactions (emails, appels, rendez-vous).
Pipeline commercial :
- Création d’opportunités commerciales.
- Visualisation de l’avancement des deals (stades du cycle de vente).
Marketing automation :
- Envoi d’emails ciblés pour des campagnes spécifiques.
- Suivi des leads générés via le site web ou des événements.
Reporting et analytics :
- Génération de rapports automatiques (CA réalisé, taux de conversion).
- Tableau de bord personnalisé pour les commerciaux.
3. Contraintes techniques
- Le CRM doit être accessible en mode SaaS pour une utilisation à distance.
- Intégration avec des outils existants comme Outlook, Excel, et le logiciel ERP actuel.
- Conformité RGPD pour le traitement des données clients.
4. Exigences spécifiques
- Une interface intuitive pour un faible besoin de formation.
- Fonctionnalités collaboratives (partage des données entre équipes).
- Notifications automatisées pour les relances.
5. Budget et planning
- Budget prévisionnel : 50 000 € (licences, paramétrage, formation).
- Délais :
- Rédaction du cahier des charges : 2 semaines.
- Sélection du CRM et phase d’intégration : 3 mois.
- Formation des équipes : 1 mois.
6. Critères de sélection du CRM
- Adaptabilité aux besoins métier d’Apogea.
- Support technique fourni par l’éditeur.
- Évolutivité pour accompagner la croissance de l’entreprise.
7. Plan de déploiement
- Étape 1 : Audit des besoins
- Recueillir les attentes spécifiques des utilisateurs (commerciaux, marketing).
- Étape 2 : Paramétrage du CRM
- Configuration des workflows, pipelines, et intégrations.
- Étape 3 : Formation
- Sessions de formation pour les utilisateurs finaux.
- Étape 4 : Lancement
- Mise en production avec un suivi rapproché pendant 2 mois.
- Étape 1 : Audit des besoins
