CRM association : comment bien choisir ?
Qu’est-ce qu’un CRM associatif ?
À l’origine, un tel outil était principalement destiné aux grandes structures. D’ailleurs, le sigle CRM (Customer Relationship Management) fait référence à la gestion de la relation client. Aujourd’hui, cette solution dépasse l’univers des entreprises et commence à se démocratiser auprès des associations d’où le terme CRM associatif.
Il s’agit d’un logiciel en ligne permettant aux associations de mieux gérer leurs contacts. Parmi celles-ci figurent notamment les bénévoles, les donateurs, les adhérents, les sympathisants, les prestataires ou encore les futurs membres de l’association.
Le CRM association se présente également comme un outil efficace pour le développement des activités et la fidélisation des membres. Grâce aux fonctionnalités qu’il propose, ce logiciel rend les échanges avec ces derniers plus pérennes.
Il faut savoir qu’un CRM pour association peut se connecter avec les autres outils utilisés par cette dernière. Il peut notamment être relié aux formulaires d’adhésion, de paiement ou encore à l’outil emailing. Toutes les informations sont centralisées au sein du CRM association pour pouvoir mieux les analyser et les exploiter.
Quels bénéfices apportent un CRM pour une association ?
Les interlocuteurs au sein d’une association ont tendance à se multiplier. Pourtant, ces structures ne disposent pas toujours d’outils adaptés pour automatiser tout ce qui relève de la communication. Le CRM association s’utilise justement dans ce sens. Il leur permet de collecter les cotisations, de mieux gérer le quotidien et de coordonner les actions.
Dans une association, la qualité de la communication est importante. En effet, les acteurs sont généralement des bénévoles et des mécènes. Pour les fidéliser ou les inciter à s’inscrire, il est primordial de construire une relation de confiance basée sur une bonne communication. Le CRM association permet à la structure d’uniformiser les échanges avec les membres et les sympathisants. Grâce à cet outil, l’association pourra centraliser toutes les informations sur les bénévoles et optimiser la communication.
- Stockage et gestion des informations sur les membres et les parties prenantes de manière organisée et efficace
- Amélioration de la communication avec les membres et de la participation aux activités de l'association
- Suivi des dons et des événements pour augmenter les revenus de l'association.
- Facilitation de la planification des tâches et des responsabilités pour améliorer l'efficacité de l'organisation
Stockage et gestion des informations sur les membres et les parties prenantes de manière organisée et efficace
Au sein d’une association, les dons font partie des principales sources de revenus. Afin de bien gérer la relation avec les donateurs et les sympathisants, elle doit ainsi se constituer une base de données. Celle-ci lui permettra de centraliser et stocker toutes les informations sur les donateurs. Faut-il rappeler qu’une base de données permet à l’association de rassembler sur une seule interface sécurisée toutes les informations. En utilisant un CRM association, il sera plus facile d’organiser les données sur les membres et les parties prenantes. De plus, la structure pourra mieux gérer les contacts.
Amélioration de la communication avec les membres et de la participation aux activités de l'association
La communication est un point sensible au sein d’une association. En effet, pour solliciter les mécènes et inciter les sympathisants à faire des dons, il faut le faire de la bonne manière et au bon moment. Le CRM association s’utilise justement pour personnaliser les échanges avec ces personnes. Grâce à ce logiciel, la structure pourra également identifier les membres ayant fait des dons récemment et ceux en mesure d’en faire à nouveau. Le CRM association constitue également un outil de choix pour envoyer des messages personnalisés. Sur la base des informations collectées, l’association sera en mesure de mettre en place des campagnes plus ciblées.
Suivi des dons et des événements pour augmenter les revenus de l'association.
La pérennité d’une association est conditionnée par les donations des mécènes, des sympathisants et des membres. Une telle structure survit également grâce aux bénéfices obtenus durant les divers évènements. Pour une meilleure gestion de ces sources de revenus, il est préférable d’avoir sous la main un CRM association. Au lieu d’avoir plusieurs fichiers éparpillés pour toutes les rentrées d’argent, l’association peut les centraliser au sein d’un seul outil. De ce fait, il sera plus facile de suivre les recettes, mais surtout les dépenses de l’association. Les décideurs pourront également mettre en place des actions mesurées dans le cas où la structure aurait besoin d’une somme importante. Grâce aux données collectées dans le CRM, ils sauront à quel moment une levée de fonds est opportune.
Facilitation de la planification des tâches et des responsabilités pour améliorer l'efficacité de l'organisation
Les associations ont généralement peu de salariés. Elles doivent surtout compter sur des bénévoles, des personnes qui s’investissent gratuitement pour une cause. Puisqu’il s’agit d’un service gratuit, l’association ne peut compter que sur quelques personnes. Souvent, ces dernières ont même un temps limité. Alors, pour bien gérer les tâches et les responsabilités, il est indispensable de disposer d’un outil performant. Le CRM association constitue une des meilleures alternatives pour une planification optimale. Ce logiciel propose une vue à 360° sur les disponibilités des bénévoles. Il donne également les qualifications de chacun. Il sera alors plus facile de piloter une mission et d’affecter la bonne personne à une tâche correspondante à ses qualifications.
Quelles sont les fonctionnalités d’un CRM association ?
Si une association adopte un CRM, ce sera d’abord pour optimiser la gestion de la structure et gagner du temps dans les diverses tâches. L’outil constitue effectivement un allié de taille pour une bonne gestion aussi bien au niveau financier qu’au niveau des membres. Le CRM association dispose de diverses fonctionnalités CRM dédiées à ces tâches. Il intègre notamment des applications pour la gestion des adhérents, des donations des sympathisants, des divers évènements, mais aussi de la communication interne et externe. Le logiciel dispose également de fonctionnalités facilitant la fidélisation des membres et des bénévoles.
Gestion des adhérents
La gestion des adhérents et bénévoles de l’association compte parmi les fonctionnalités les plus intéressantes dans un CRM association. Au sein d’une telle structure, la gestion de la base des données sur les membres constitue un enjeu majeur.
Les erreurs de qualification, les doublons et les oublis peuvent impacter le fonctionnement même de l’association. Il est donc important d’adopter un logiciel de gestion des adhérents pour une association ou CRM. Cet outil intègre généralement un tableau de contacts personnalisables, un module permettant d’identifier les doublons et des fiches contacts.
Gestion des dons
Le budget de fonctionnement d’une association se compose en grande partie de dons des sympathisants et des membres. Pour financer ses activités, elle compte sur les levées de fonds et les dons. Le CRM association intègre une fonctionnalité permettant de sélectionner des donateurs potentiels.
En effet, le logiciel les classifie, distinguant ceux qui viennent de faire un don et ceux à qui la structure pourra en demander. Le CRM affiche également une statistique sur lequel l’association peut baser ses campagnes de levée de fonds. Grâce au logiciel, elle aura même accès à un outil marketing pour faciliter la mise en place d’une prospection ciblée.
Gestion des événements
En plus des dons, les événements comptent également parmi les sources de revenus des associations. Ce sont des occasions pour inviter tous les bénévoles, les sympathisants, les mécènes et autres donateurs. Pour que tout se déroule comme prévu, il est préférable d’utiliser un CRM association dès l’envoi des invitations jusqu’au remerciement des invités.
Concernant l’organisation, par exemple, il est envisageable de partir de la base de données dans le CRM pour envoyer les invitations. L’outil offre la possibilité de mettre en place des messages personnalisés. Le logiciel intègre également une fonctionnalité qui permet à l’utilisateur d’éditer un rapport complet sur le déroulement de l’évènement en question. La structure pourra connaître l’impact de l’événement, les fonds levés et les personnes ayant répondu présent.
Gestion des communications marketing
Contrairement aux idées reçues, la mise en place d’une politique marketing n’est pas réservée uniquement à une entreprise en quête de profit. Même une association se doit de mettre en place une bonne communication marketing. Cela est indispensable si elle veut avoir des dons, recevoir les cotisations des membres à temps et solliciter des sympathisants pour la soutenir financièrement.
La solution CRM association permet de mieux gérer ces communications marketing. Elle intègre une fonctionnalité facilitant la mise en place d’une campagne emailing ciblée. À partir de la base de données dans le CRM, la structure pourra communiquer avec les contacts tout en tenant en compte de leur degré d’engagement.
Gestion des tâches et des responsabilités
Les bénévoles dans une association ont un temps limité à consacrer à la structure. Pour les dirigeants, il est donc primordial de bien organiser les tâches. Afin d’éviter la désorganisation, l’idéal serait de tout planifier dans le CRM association.
La base de données comporte déjà toutes les informations sur les membres (noms, prénoms, fonctions, compétences, disponibilités, etc.). Le logiciel se charge alors de la répartition des tâches en prenant en compte les compétences de chacun et le temps qu’il a pour servir l’association. Une telle organisation permet un gain de temps, aussi bien pour les dirigeants que pour les bénévoles.
Elle évite également les mauvaises affectations. Chaque bénévole sera affecté à la tâche qu’il sera en mesure d’assurer.
Quels CRM associatif choisir ?
Le choix d’un CRM association dépend de plusieurs critères. Il est notamment important de prendre en compte les besoins de la structure, mais aussi son envergure et son budget. Pour faire le bon choix, vous pouvez passer par un comparatif logiciel associations ou juste vous baser sur les critères suivants :
- Les fonctionnalités du CRM : chaque logiciel dispose de fonctionnalités propres. Pour qu’il soit réellement au service de votre association, il est conseillé de lister vos besoins avant de choisir. Néanmoins, le logiciel doit intégrer des fonctionnalités de base comme l’outil de gestion des contacts, des membres et de la communication ;
- La performance du logiciel : le CRM devrait être en mesure de construire une base de données complète ;
- Le prix du CRM association : les tarifs d’abonnement proposés par les développeurs sont très variables. Il est alors préférable de faire une étude du marché en amont avant de faire le choix. Un logiciel trop coûteux pourrait peser lourd sur le budget d’une association qui vit grâce à des dons et des cotisations.
Pour vous aider à faire le choix, voici une sélection de logiciels de gestion association. Il s’agit des trois solutions les plus intéressantes du moment.
Déjà au service de plus de 40 000 entreprises, Microsoft Dynamics 365 CRM a également la côte auprès des associations. Ce logiciel basé sur Cloud leur permet de faire un suivi en temps réel des objectifs lors d’un événement ou d’une levée de fonds. Les membres peuvent alors voir quand ils pourront les atteindre et à quel moment déployer des efforts supplémentaires.
Cette invention de Microsoft facilite également la gestion des promesses de don. Vous aurez une visibilité complète sur les intentions de donation des sympathisants et le moment durant lequel ils comptent la faire. Ce CRM association facilite ainsi les tâches des dirigeants.
Il faut savoir que Microsoft Dynamics 365 CRM peut intégrer facilement les autres programmes de Microsoft. D’ailleurs, c’est le CRM conseillé pour ceux qui désirent réaliser une synchronisation avec d’autres logiciels. À noter qu’il s’agit d’un outil payant. Pour connaître le prix, il est conseillé de demander un devis.
CiviCRM est une solution évoluant à la fois en open source et sur cloud. Elle est également intéressante pour une association qui désire adopter un CRM. Ce logiciel s’adresse aux structures de taille moyenne ou de grande taille. Il est donc déconseillé pour les petites associations en quête de CRM.
CiviCRM dispose d’un tableau de bord entièrement personnalisable. Cela facilite l’organisation des activités, des évènements et des listes des membres. De plus, ce CRM association peut se synchroniser avec une base de données existante. Si l’association en dispose déjà, elle peut alors l’intégrer au logiciel. Avec CiviCRM, vous pourrez mieux gérer les abonnements et les bénévoles.
Il permet également d’identifier les mécènes de l’association. Le plus intéressant reste sans doute sa gratuité. Le logiciel est mis gratuitement à sa disposition. Cependant, son développeur incite les utilisateurs à faire des dons pour financer la maintenance de l’outil et aider à l’améliorer.
Salsa CRM est un progiciel destiné initialement aux entreprises. Au fil des années, il a toutefois eu la côte auprès des ONG et des associations. Il s’agit d’un outil facilitant la gestion des dons, des levées de fonds en ligne et du marketing numérique.
Ce logiciel permet également de mettre en place des plaidoyers en ligne autour des causes que l’association défend. Salsa CRM s’intègre avec le webapp de l’association. De plus, le nombre d’utilisateurs n’est pas limité. Vous pourrez ajouter tous les membres de l’association si cela est nécessaire.
Ce CRM association permet également de créer des adresses mails et des signatures personnalisées. Il intègre diverses autres fonctionnalités comme le support technique pour les mails et les téléphones ou encore l’assistance en ligne. À partir du CRM, vous pourrez gérer les forums de l’association. À noter que Salsa CRM est un logiciel payant. Le développeur propose, cependant, un essai gratuit.
FAQ - CRM association
Les associations requièrent des systèmes CRM pour rationaliser et optimiser leur gestion des relations. Ces outils permettent de centraliser les données importantes sur les membres, les donateurs, et les bénévoles dans une seule base de données accessible, facilitant ainsi le suivi des interactions, la gestion des campagnes de communication et de collecte de fonds, et la personnalisation des relations. L’efficacité accrue dans ces domaines peut conduire à une meilleure satisfaction des membres et à une augmentation des contributions financières.
Sélectionner le CRM adéquat implique une évaluation approfondie des besoins spécifiques de l’association, incluant la gestion des contacts, des événements, des dons, et des campagnes de communication. Il faut considérer le budget disponible, la facilité d’utilisation du système, sa capacité à s’intégrer avec d’autres logiciels utilisés par l’organisation, ainsi que les fonctionnalités spécifiques nécessaires à l’association. Rechercher des avis et des recommandations d’autres organisations similaires peut également fournir des insights précieux.
Absolument, un CRM bien utilisé peut considérablement augmenter les dons pour une association. En segmentant efficacement les donateurs et en personnalisant les communications basées sur les interactions passées et les préférences, les associations peuvent développer des stratégies de sollicitation plus ciblées et plus convaincantes. De plus, les fonctionnalités d’automatisation et de suivi des campagnes permettent d’optimiser les efforts de collecte de fonds et d’analyser leur efficacité pour des ajustements stratégiques.
Un CRM pour association optimise la communication en offrant une vue d’ensemble des informations de chaque membre, permettant ainsi de segmenter l’audience pour des messages plus ciblés et personnels. Que ce soit par l’envoi automatisé de newsletters, d’invitations à des événements, ou de mises à jour importantes, les associations peuvent maintenir une communication régulière et pertinente avec leurs membres. Cette approche renforce l’engagement des membres et peut augmenter leur implication et leur fidélité.
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