Passer de Excel au CRM : comment faire ?

Excel compte parmi les outils les plus utilisés par les PME et les TPE. Il leur permet de centraliser les données importantes et de suivre leur activité professionnelle.
pilotage performance commerciale

Cette solution de gestion de base de données prend même la place d’un outil CRM chez les PME. Excel offre certes les fonctionnalités de base nécessaires pour ces structures. Cependant, ses capacités sont limitées surtout en termes d’automatisation des tâches. De plus, une enquête réalisée montre que les commerciaux recourant à un CRM dépassent leur objectif commercial annuel fixé de 24 %. Aujourd’hui, pour être compétitif et atteindre leurs objectifs de croissance, les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent passer au CRM. D’ailleurs, la migration vers cet outil depuis Excel est assez simple. Découvrez comment procéder dans cet article.

Au programme de cet article

Qu’est-ce qu’un pipeline de vente Excel ?

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Lorsque l’on parle de pipeline de vente Excel, on fait référence à un outil pour faire un suivi et visualiser les leads et les prospects. Grâce à ce dispositif, l’entreprise peut garder un œil sur l’avancement des prospects dans le parcours d’achat. 

Dans le pipeline de vente Excel, tout est cartographié pour que les commerciaux puissent facilement suivre le parcours. Chaque étape est tracée depuis la génération de leads jusqu’à la conclusion de la vente. Un tel dispositif facilite le travail des forces de vente. En effet, ils ont une vue à 360° sur le parcours et le comportement des prospects. Ces commerciaux seront alors en mesure d’adapter leur stratégie de vente en fonction pour transformer ces derniers en clients. Ils maximisent le taux de conversion et limitent le taux d’attrition. Rappelons que ce dernier permet de mesurer le volume de clients perdu par l’entreprise sur une année. 

Grâce à Excel CRM, les managers peuvent également voir le niveau d’efficacité des commerciaux. Si certains sont plus performants que d’autres, ils pourront s’inspirer des bonnes pratiques et les mettre en œuvre pour toute l’équipe.

Aussi intéressante soit l’utilisation d’un pipeline de vente Excel, son succès n’est pas garanti. Un tel processus nécessite, effectivement, une bonne gestion. Dans le cas contraire, l’entreprise risque de rater de nombreuses opportunités de conversion et de vente. Pour éviter cela, il est préférable de passer aux logiciels CRM.

Les avantages du pipeline de vente Excel

L’utilisation d’un pipeline de vente Excel offre de nombreux avantages, notamment pour le processus de vente. L’entreprise peut structurer le cycle de vente et suivre ainsi toutes les activités de chaque commercial. En effet, cet outil offre une vue d’ensemble sur le parcours de chaque lead ou prospect.

Le pipeline de vente Excel garantit également une meilleure organisation pour l’entrée des nouveaux leads. Les commerciaux sont en mesure de connaître ceux qui pourront être prospectés en se basant sur leurs comportements. D’ailleurs, le pipeline les aide à faire la différence entre les leads chauds, plus faciles à convertir, et ceux qui sont encore froids. Une telle fonctionnalité optimise le temps des commerciaux. Ils pourront se concentrer tout de suite sur les prospects actifs et les faire avancer dans le parcours d’achat.

Si l’entreprise dispose d’un pipeline de vente Excel bien géré, il sera plus facile pour elle d’automatiser les processus de gestion des leads. Tout sera optimisé et les commerciaux pourront se concentrer sur leurs tâches principales, notamment la vente. Plus les ventes seront nombreuses, plus l’entreprise verra son chiffre d’affaires augmenter. À vrai dire, le CRM sur Excel participe à la croissance de la structure.

Exemple de pipeline Excel

gestion de projet crm

La construction d’un pipeline de vente Excel ne s’improvise pas. Étant la base de l’activité commerciale de l’entreprise, il doit comporter toutes les données importantes. Ce dispositif rassemble notamment les informations sur l’entreprise, les commerciaux, les prospects, les produits et les clients.

Pour créer un pipeline de vente Excel, il faudra donc réunir des éléments importants. Ce sont notamment la liste des acheteurs potentiels, la stratégie commerciale, les objectifs de vente et la liste des collaborateurs concernés. 

Concernant la liste des prospects, il s’agira surtout de recenser les clients potentiels. Pour qu’elle serve réellement aux commerciaux, celle-ci doit être détaillée. Elle comporte le nom, les coordonnées exactes, le poste et toute autre information importante sur la personne. La stratégie commerciale, quant à elle, indiquera le processus à suivre pour que les prospects avancent dans le parcours d’achat et finissent par conclure la vente. Toutes les étapes doivent être retracées pour que tous les commerciaux soient au même niveau d’information.

L’intégration des objectifs de vente dans Excel CRM permettra de booster la performance des commerciaux. Ils pourront plus facilement adapter leur stratégie en connaissant les objectifs de revenus. Ensuite, l’intégration des commerciaux concernés dans par le pipeline de vente Excel facilite les prises de décisions. En effet, ils seront de véritables participants et non de simples vendeurs.

En général, un pipeline de vente Excel se compose de 9 colonnes mentionnant les informations suivantes :

Quand changer de Excel pour un CRM ?

Le pipeline de vente Excel offre certes des fonctionnalités intéressantes pour aider les commerciaux dans leurs tâches. Cependant, elles sont très limitées. À un certain moment, l’entreprise doit alors passer au CRM commercial et délaisser Excel. C’est notamment le cas quand l’équipe commerciale commence à se développer. L’utilisation du modèle de CRM dans Excel n’est plus recommandée puisque l’outil ne pourra plus répondre aux besoins de la structure. Il est également recommandé de changer quand l’équipe gère plusieurs affaires en parallèle. Le CRM propose des fonctionnalités de gestion multitâches, ce qui n’est pas le cas de l’outil Excel. D’ailleurs, cela fait partie des meilleurs avantages CRM.

Ensuite, pour une structure recherchant un outil plus puissant, le CRM reste la meilleure alternative. Il donne accès à des analyses et rapports avancés. De plus, cet outil permet de gérer plus facilement la relation client, la base du développement d’une entreprise, quelle que soit sa taille. Le CRM reste ainsi une des clés de sa croissance. 

Avec la palette de logiciels proposée sur le marché actuellement, les entrepreneurs ont du mal à choisir. Alors, vers quel outil se tourner ? Après étude, Microsoft Dynamics 365 CRM se met en tête de liste. Cet outil intègre toutes les fonctionnalités nécessaires pour faciliter la tâche des commerciaux. De plus, il est facile à utiliser grâce à un dispositif sur Cloud.

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