Qui dit vente dit aussi prospection, c’est l’essence même du développement économique de l’entreprise. Pour cela, les commerciaux doivent se baser sur le fichier de prospection. C’est une véritable mine d’or pour mettre en place des actions commerciales efficaces et gérer les contacts. L’outil CRM aide les commerciaux dans la prospection et permet également de fidéliser les clients. Alors, comment intégrer son fichier de prospection dans son CRM ? Découvrez nos conseils dans cet article.
Qu’est-ce qu’un fichier de prospection ?
Le fichier prospection est un outil stratégique destiné à aider les commerciaux dans leur activité. Il leur permet notamment de recenser les potentiels clients, de mettre en place une stratégie commerciale et de faire un suivi des contacts. Concrètement, le fichier de prospection est une sorte de carte d’identité où figurent les informations sur les clients potentiels.
Il faut savoir que le fichier de prospection permet de différencier la liste des prospects, les réelles opportunités et les clients. En effet, il dresse un portrait de chaque contact, ce qui facilite la mise en place d’action ciblée. Grâce au fichier de prospection, les commerciaux peuvent adopter une stratégie pertinente pour transformer les prospects en clients.
À noter que les fiches sont centralisées au sein d’un seul fichier de prospection commerciale. Un tel dispositif permet aux commerciaux de fractionner les prospects. Ensuite, il sera plus facile de leur envoyer des messages personnalisés au bon moment. Evidemment, cette communication personnalisée
Ces fiches sont réunies dans un fichier de prospection commerciale, un outil qui permet alors de segmenter les prospects afin de leur adresser le bon message commercial au bon moment et avec les moyens de communication adaptés.
À quoi sert un fichier de prospection ?
Le fichier de prospection est la base de données pour le suivi des clients potentiels, c’est-à-dire, ceux qui pourraient s’intéresser aux produits de l’entreprise. Il est indispensable non seulement pour la prospection, mais également pour la relation client. En effet, le fichier de prospection permet à l’entreprise de garder de bonnes relations B2B ou B2C. Les informations collectées dans ce support rationalisent le travail des commerciaux. Ces derniers seront en mesure de mettre en place une communication personnalisée avec les prospects. Faut-il rappeler que la personnalisation compte aujourd’hui parmi les clés de la transformation d’un prospect et de la fidélisation des clients.
Il faut savoir qu’un fichier de prospection contient des informations d’ordre personnel sur les prospects. Il retrace également les actions engagées par l’entreprise pour transformer ces derniers et les retours attendus. Ces informations sont visibles sur ce support aussi bien en B2B qu’en B2C.
Les avantages d’avoir un fichier de prospection
Si le fichier de prospection est bien réalisé, il sera plus facile pour les forces de vente de connaître l’avancée d’un prospect dans le parcours d’achat. Ce support constitue ainsi une arme indispensable pour connaître le niveau de maturité d’un futur client. La création d’une fiche prospect qualifiée aide également l’entreprise à détecter les potentiels clients et à mettre en place une stratégie adaptée à leur comportement. Quand la structure dispose d’une base de données bien fournie, elle pourra faire un suivi du parcours de chaque prospect. De plus, la qualification d’une fiche prospect évite les doublons qui bloquent souvent les commerciaux.
La gestion d’un fichier de prospection avec un CRM peut aider les entreprises à améliorer leur processus de prospection et à augmenter leur taux de conversion. En effet, le CRM permet aux utilisateurs de collecter et de stocker des informations sur les prospects, telles que leur nom, leur adresse e-mail, leur numéro de téléphone et leur historique d’interaction avec l’entreprise. Ensuite, les utilisateurs peuvent utiliser ces informations pour créer des listes de diffusion personnalisées et ciblées pour des campagnes de marketing par e-mail, des appels téléphoniques ou des SMS. Le CRM peut également aider à suivre les interactions avec les prospects et à enregistrer les résultats de chaque interaction, ce qui permet aux utilisateurs de savoir où en est chaque prospect dans le processus de conversion. Enfin, le CRM peut générer des rapports et des analyses pour aider les utilisateurs à évaluer l’efficacité de leurs campagnes de prospection et à ajuster leur approche en conséquence.
Comment créer et gérer un fichier de prospection ?
Le fichier de prospection aide les commerciaux et participe à la croissance de l’entreprise à condition qu’il soit bien tenu. L’entreprise doit alors s’organiser pour que cette base de données soit toujours alimentée. Les informations à intégrer peuvent être le fruit du réseautage pendant les salons, les conférences ou encore les événements professionnels. Le formulaire proposé aux visiteurs du site de l’entreprise constitue également une véritable manne d’informations. Il est donc préférable de toujours mettre à disposition des potentiels clients ce support. Ensuite, l’entreprise peut compter sur ses réseaux sociaux pour collecter des données à intégrer dans le fichier de prospection. Les publications, la messagerie et les groupes de discussion renferment des informations stratégiques sur les prospects et les clients. Il faudra juste savoir les exploiter.
Concernant la gestion de cette base de données, il faudra d’une part respecter le RGPD (Règlement général sur la protection des données). Rappelons que ce texte réglementaire encadre le traitement des données personnelles en Europe depuis 2018. D’autre part, l’entreprise devra tout mettre en œuvre pour que le fichier de prospection soit toujours à jour, et ce, sans doublon ni erreur. Un tel processus nécessite une bonne organisation, d’où la nécessité d’un CRM commercial.
Exemple d’un fichier de prospection
En plus des éléments mentionnés précédemment, le fichier de prospection contient le nom du client, son adresse et ses coordonnées. À vrai dire, il devrait comporter toutes les informations personnelles sur le prospect permettant aux commerciaux de le contacter. En B2B, il est également nécessaire de mettre le nom de l’entreprise, l’adresse, la fonction et le pouvoir d’action du contact.
La fiche prospect doit également contenir les informations de qualification. Concrètement, il s’agit du chiffre d’affaires de l’entreprise, des comptes à suivre, du potentiel immédiat ainsi que des effectifs.
Enfin, il est indispensable de mettre dans le fichier de prospection l’historique des appels. Les dates de la prise de contact et les échanges faites avec le prospect doivent alors figurer dans la fiche. La provenance du prospect devrait également apparaître dans le fichier. Elle aidera les commerciaux à comprendre les besoins de celui-ci et à mettre en place une communication ciblée.
Gestion d’un fichier de prospection
La gestion d’un fichier de prospection consiste en une mise à jour régulière pour suivre le cycle de changement d’état des prospects. Pour le cas d’une entreprise en B2B, par exemple, un simple contact dénommé suspect peut passer dans le panier de prospect froid. Cela est possible à condition que la fiche soit bien qualifiée. Après cette phase de pré-qualification vient la prise de contact. Celle-ci n’est possible qu’avec une bonne mise à jour du fichier de prospection. En effet, c’est le seul moyen pour les commerciaux pour connaître le niveau de maturité du prospect. Une fois contacté, le prospect est qualifié de chaud, c’est-à-dire assez mature pour recevoir les propositions commerciales des forces de vente.
Le CRM, logiciel de gestion de prospects
La gestion du fichier de prospection est une tâche régulière et organisée. Une mauvaise manipulation ou un oubli pourrait impacter la transformation des prospects en clients. Certes, des outils standards comme Excel pourraient aider les commerciaux à se retrouver. Cependant, la multiplication de ces fichiers risque de créer encore plus de blocage. Alors, il est préférable de recourir à des outils performants comme les logiciels CRM.
De plus en plus sollicité par les entreprises de toutes tailles, le CRM s’avère être la solution pour mieux gérer les prospects. En effet, cet outil permet de centraliser toutes les données dans un seul endroit. De plus, il reste l’alternative la mieux adaptée pour faciliter l’accès de tous les collaborateurs concernés à ces données. Cela figure d’ailleurs parmi les avantages CRM. Les commerciaux auront une vue à 360° sur les contacts, les prospects et les clients. Il sera plus facile pour eux de mettre en place une bonne stratégie commerciale. Alors, quel logiciel CRM serait le plus adapté pour la gestion de la fiche de prospection ?
Comment gérer le fichier de prospection et le fichier client ?
La gestion des fichiers de prospection et de clients est l’un des aspects les plus importants de la gestion de la relation client (CRM). Pour gérer efficacement ces fichiers, il est recommandé de suivre les étapes suivantes :
- Collecter les données : collectez toutes les informations utiles sur les prospects et les clients, telles que leur nom, leur adresse, leur adresse e-mail, leur numéro de téléphone, leur historique d'achat, leurs préférences et leurs centres d'intérêt.
- Organiser les données : utilisez les fonctionnalités de votre CRM pour organiser les données collectées en différents groupes ou catégories, tels que les clients actifs, les clients inactifs, les prospects qualifiés, les prospects non qualifiés, etc.
- Analyser les données : analysez les données collectées pour mieux comprendre les comportements d'achat de vos clients, leurs préférences et leurs centres d'intérêt. Utilisez ces informations pour personnaliser vos offres et vos campagnes marketing.
- Mettre à jour les données : assurez-vous de mettre à jour régulièrement les informations de vos fichiers de prospection et de clients pour vous assurer que les données sont à jour et exactes.
- Utiliser les fonctionnalités de reporting : utilisez les fonctionnalités de reporting de votre CRM pour générer des rapports sur l'activité commerciale, tels que les ventes par produit ou par région, le taux de conversion des prospects en clients, etc.
En suivant ces étapes, vous pouvez gérer efficacement vos fichiers de prospection et de clients et améliorer votre activité commerciale.
Quel CRM choisir ?
À ce jour, Microsoft 365 Dynamics CRM reste le plus sollicité par les entreprises. Fonctionnant sur le cloud, cette solution permet d’automatiser les tâches, notamment la mise à jour des fiches de contact. Les commerciaux peuvent alors se concentrer sur leurs tâches principales.
Microsoft Dynamics CRM 365 est principalement choisi pour sa personnalisation. En effet, vous pouvez facilement configurer le système pour correspondre à vos processus de vente spécifiques et personnaliser les champs et les formulaires pour suivre les informations importantes sur vos prospects. De plus, ce logiciel CRM est conçu pour être facile à utiliser, même pour les utilisateurs novices. Le système est basé sur une interface utilisateur intuitive qui est facile à naviguer et offre une vue à 360 degrés de vos prospects, de leurs interactions avec votre entreprise et de leurs informations de contact.
En outre, Microsoft Dynamics CRM 365 offre des fonctionnalités avancées de gestion des prospects, notamment la gestion des leads et des opportunités de vente, la gestion des devis et des contrats, ainsi que des outils de reporting et d’analyse pour suivre les performances de vos équipes de vente. Son atout majeur réside dans son intégration avec la suite Office 365. En effet, ce CRM est intégré à d’autres produits Microsoft tels que Outlook, Excel et SharePoint, ce qui facilite l’importation et l’exportation de données et la collaboration entre les différents départements de votre entreprise.
Ce CRM développé par Microsoft est disponible dès maintenant pour les entreprises intéressées. Nous proposons un accompagnement pour ceux qui désirent s’en procurer.
