Qui dit vente dit aussi prospection, c’est l’essence même du développement économique de l’entreprise. Pour cela, les commerciaux doivent se baser sur le fichier de prospection. C’est une véritable mine d’or pour mettre en place des actions commerciales efficaces et gérer les contacts. L’outil CRM aide les commerciaux dans la prospection et permet également de fidéliser les clients. Alors, comment intégrer son fichier de prospection dans son CRM ? Découvrez nos conseils dans cet article.
Qu’est-ce qu’un fichier de prospection ?
Le fichier prospection est un outil stratégique destiné à aider les commerciaux dans leur activité. Il leur permet notamment de recenser les potentiels clients, de mettre en place une stratégie commerciale et de faire un suivi des contacts. Concrètement, le fichier de prospection est une sorte de carte d’identité où figurent les informations sur les clients potentiels.
Il faut savoir que le fichier de prospection permet de différencier la liste des prospects, les réelles opportunités et les clients. En effet, il dresse un portrait de chaque contact, ce qui facilite la mise en place d’action ciblée. Grâce au fichier de prospection, les commerciaux peuvent adopter une stratégie pertinente pour transformer les prospects en clients.
À noter que les fiches sont centralisées au sein d’un seul fichier de prospection commerciale. Un tel dispositif permet aux commerciaux de fractionner les prospects. Ensuite, il sera plus facile de leur envoyer des messages personnalisés au bon moment. Evidemment, cette communication personnalisée
Ces fiches sont réunies dans un fichier de prospection commerciale, un outil qui permet alors de segmenter les prospects afin de leur adresser le bon message commercial au bon moment et avec les moyens de communication adaptés.
Fichier de prospection, tout savoir
Le fichier de prospection est la base de données pour le suivi des clients potentiels, c’est-à-dire, ceux qui pourraient s’intéresser aux produits de l’entreprise. Il est indispensable non seulement pour la prospection, mais également pour la relation client. En effet, le fichier de prospection permet à l’entreprise de garder de bonnes relations B2B ou B2C. Les informations collectées dans ce support rationalisent le travail des commerciaux. Ces derniers seront en mesure de mettre en place une communication personnalisée avec les prospects. Faut-il rappeler que la personnalisation compte aujourd’hui parmi les clés de la transformation d’un prospect et de la fidélisation des clients.
Il faut savoir qu’un fichier de prospection contient des informations d’ordre personnel sur les prospects. Il retrace également les actions engagées par l’entreprise pour transformer ces derniers et les retours attendus. Ces informations sont visibles sur ce support aussi bien en B2B qu’en B2C.
Comment créer un fichier de prospection ?
Le fichier de prospection aide les commerciaux et participe à la croissance de l’entreprise à condition qu’il soit bien tenu. L’entreprise doit alors s’organiser pour que cette base de données soit toujours alimentée. Les informations à intégrer peuvent être le fruit du réseautage pendant les salons, les conférences ou encore les événements professionnels. Le formulaire proposé aux visiteurs du site de l’entreprise constitue également une véritable manne d’informations. Il est donc préférable de toujours mettre à disposition des potentiels clients ce support. Ensuite, l’entreprise peut compter sur ses réseaux sociaux pour collecter des données à intégrer dans le fichier de prospection. Les publications, la messagerie et les groupes de discussion renferment des informations stratégiques sur les prospects et les clients. Il faudra juste savoir les exploiter.
Gestion d’un fichier de prospection
Concernant la gestion de cette base de données, il faudra d’une part respecter le RGPD (Règlement général sur la protection des données). Rappelons que ce texte réglementaire encadre le traitement des données personnelles en Europe depuis 2018. D’autre part, l’entreprise devra tout mettre en œuvre pour que le fichier de prospection soit toujours à jour, et ce, sans doublon ni erreur. Un tel processus nécessite une bonne organisation, d’où la nécessité d’un CRM commercial.
La gestion d’un fichier de prospection consiste en une mise à jour régulière pour suivre le cycle de changement d’état des prospects. Pour le cas d’une entreprise en B2B, par exemple, un simple contact dénommé suspect peut passer dans le panier de prospect froid. Cela est possible à condition que la fiche soit bien qualifiée. Après cette phase de pré-qualification vient la prise de contact. Celle-ci n’est possible qu’avec une bonne mise à jour du fichier de prospection. En effet, c’est le seul moyen pour les commerciaux pour connaître le niveau de maturité du prospect. Une fois contacté, le prospect est qualifié de chaud, c’est-à-dire assez mature pour recevoir les propositions commerciales des forces de vente.
Exemple d’un fichier de prospection
En plus des éléments mentionnés précédemment, le fichier de prospection contient le nom du client, son adresse et ses coordonnées. Cela peut venir de la prospection LinkedIn ou encore CRM. À vrai dire, il devrait comporter toutes les informations personnelles sur le prospect permettant aux commerciaux de le contacter. En B2B, il est également nécessaire de mettre le nom de l’entreprise, l’adresse, la fonction et le pouvoir d’action du contact.
La fiche prospect doit également contenir les informations de qualification. Concrètement, il s’agit du chiffre d’affaires de l’entreprise, des comptes à suivre, du potentiel immédiat ainsi que des effectifs.
Enfin, il est indispensable de mettre dans le fichier de prospection l’historique des appels. Les dates de la prise de contact et les échanges faites avec le prospect doivent alors figurer dans la fiche. La provenance du prospect devrait également apparaître dans le fichier. Elle aidera les commerciaux à comprendre les besoins de celui-ci et à mettre en place une communication ciblée.
Les avantages de la centralisation de votre fichier de prospection dans un CRM
Si le fichier de prospection est bien réalisé, il sera plus facile pour les forces de vente de connaître l’avancée d’un prospect dans le parcours d’achat. Ce support constitue ainsi une arme indispensable pour connaître le niveau de maturité d’un futur client. La création d’une fiche prospect qualifiée aide également l’entreprise à détecter les potentiels clients et à mettre en place une stratégie adaptée à leur comportement. Quand la structure dispose d’une base de données bien fournie, elle pourra faire un suivi du parcours de chaque prospect. De plus, la qualification d’une fiche prospect évite les doublons qui bloquent souvent les commerciaux.
Une meilleure gestion des données clients et prospects
La gestion d’un fichier de prospection avec un CRM peut aider les entreprises à améliorer leur processus de prospection et à augmenter leur taux de conversion. En effet, le CRM permet aux utilisateurs de collecter et de stocker des informations sur les prospects, telles que leur nom, leur adresse e-mail, leur numéro de téléphone et leur historique d’interaction avec l’entreprise. Ensuite, les utilisateurs peuvent utiliser ces informations pour créer des listes de diffusion personnalisées et ciblées pour des campagnes de marketing par e-mail, des appels téléphoniques ou des SMS. Les CRM commerciaux peut également aider à suivre les interactions avec les prospects et à enregistrer les résultats de chaque interaction, ce qui permet aux utilisateurs de savoir où en est chaque prospect dans le processus de conversion. Enfin, le CRM peut générer des rapports et des analyses pour aider les utilisateurs à évaluer l’efficacité de leurs campagnes de prospection et à ajuster leur approche en conséquence.
Une vision globale de l'avancement des ventes
La gestion d’un fichier de prospection avec un CRM peut aider les entreprises à améliorer leur processus de prospection et à augmenter leur taux de conversion. En effet, le CRM permet aux utilisateurs de collecter et de stocker des informations sur les prospects, telles que leur nom, leur adresse e-mail, leur numéro de téléphone et leur historique d’interaction avec l’entreprise. Ensuite, les utilisateurs peuvent utiliser ces informations pour créer des listes de diffusion personnalisées et ciblées pour des campagnes de marketing par e-mail, des appels téléphoniques ou des SMS. Les CRM commerciaux peut également aider à suivre les interactions avec les prospects et à enregistrer les résultats de chaque interaction, ce qui permet aux utilisateurs de savoir où en est chaque prospect dans le processus de conversion. Enfin, le CRM peut générer des rapports et des analyses pour aider les utilisateurs à évaluer l’efficacité de leurs campagnes de prospection et à ajuster leur approche en conséquence.
Une meilleure coordination entre les équipes commerciales
en ayant toutes les informations stockées dans un même endroit, les équipes commerciales peuvent facilement suivre l’avancement des ventes, savoir à quel stade se trouvent les prospects dans le processus de vente, et les actions qui ont été entreprises pour les convertir en clients.
La centralisation des données de prospection permet également de faciliter la collaboration entre les différentes équipes de l’entreprise, en permettant à chacune d’avoir accès aux informations pertinentes pour leur travail. Par exemple, les équipes de marketing peuvent utiliser les données pour segmenter les prospects et créer des campagnes personnalisées, tandis que les équipes de vente peuvent utiliser ces données pour adapter leur approche en fonction des besoins et des intérêts des prospects.
En ayant une vision globale de l’avancement des ventes, les entreprises peuvent également identifier les points de blocage et les opportunités d’optimisation dans leur processus de vente. Cela permet d’ajuster la stratégie en conséquence, d’améliorer les taux de conversion et d’augmenter les ventes.
Comment digitaliser votre fichier de prospection avec un CRM ?
Dans le contexte actuel, la digitalisation est devenue une nécessité pour les entreprises qui souhaitent rester compétitives. La gestion de votre fichier de prospection de manière digitale est une étape importante dans ce processus. Un système de gestion de la relation client (CRM) est l’outil idéal pour digitaliser votre fichier de prospection.
En utilisant un CRM, vous pouvez également automatiser certaines tâches de suivi et de qualification des prospects, ce qui vous permet de consacrer plus de temps à la vente et moins de temps à la gestion de vos contacts. Par exemple, vous pouvez configurer des workflows automatisés qui envoient des e-mails personnalisés à des prospects spécifiques en fonction de leur stade de maturité dans le processus de vente, ou qui envoient des alertes aux membres de l’équipe commerciale lorsqu’un prospect atteint un certain score.
Étape 1 : Importer vos contacts dans le CRM
La première étape pour digitaliser votre fichier de prospection avec un CRM consiste à importer tous vos contacts dans le système. Cela peut se faire de différentes manières, en fonction des fonctionnalités de votre CRM et du format de vos données. La plupart des CRM permettent d’importer des contacts à partir de fichiers Excel ou CSV, mais certains offrent également des intégrations avec d’autres applications ou des options de synchronisation en temps réel avec d’autres sources de données.
L’importation de vos contacts dans le CRM est une étape cruciale pour assurer la réussite de votre processus de vente. Cela permet de centraliser toutes les informations sur vos prospects en un seul endroit, ce qui facilite leur suivi et leur qualification. Il est important de prendre le temps de nettoyer et d’organiser vos données avant de les importer dans le CRM, afin de garantir leur qualité et leur pertinence.
Une fois que vos contacts sont importés dans le CRM, vous pouvez commencer à les segmenter en fonction de différents critères, tels que leur stade de maturité dans le processus de vente, leur secteur d’activité ou leur taille d’entreprise. Cette segmentation vous permettra de personnaliser votre communication avec chaque groupe de prospects et d’adapter votre stratégie de vente en fonction de leurs besoins spécifiques.
Étape 2 : Segmenter vos contacts en fonction de critères pertinents
La segmentation de votre base de données vous permet de personnaliser votre communication avec chaque groupe de prospects, de leur envoyer des messages ciblés qui répondent à leurs besoins et à leurs intérêts spécifiques. Vous pouvez également adapter votre stratégie de vente en fonction des différents groupes de prospects, en identifiant les offres et les services qui répondent le mieux à leurs besoins.
Il est important de choisir des critères pertinents pour segmenter votre base de données, en fonction de votre activité et de votre stratégie commerciale. Les critères choisis doivent permettre de catégoriser vos contacts en groupes homogènes, mais également de les différencier les uns des autres en fonction de leurs spécificités.
La plupart des CRM offrent des fonctionnalités de segmentation avancées, qui permettent de créer des listes de contacts en fonction de plusieurs critères simultanément. Cette fonctionnalité vous permet de créer des segments très précis, en croisant différents critères, pour obtenir une segmentation fine et pertinente.
Étape 3 : Ajouter des notes et des informations sur vos prospects
Cette étape est cruciale car elle permet de documenter toutes les interactions que vous avez avec vos prospects, de garder une trace de toutes les informations importantes, et de faciliter le suivi et la qualification des leads.
Les notes et les informations que vous ajoutez sur vos prospects peuvent inclure des détails sur les conversations que vous avez eues avec eux, leurs intérêts et leurs besoins spécifiques, leur budget et leur calendrier d’achat, leurs objections et leurs questions, etc. Plus vous en savez sur vos prospects, plus vous êtes en mesure de personnaliser votre communication avec eux et de répondre à leurs besoins de manière efficace.
L’ajout de notes et d’informations sur vos prospects peut se faire de différentes manières, en fonction des fonctionnalités de votre CRM. La plupart des CRM permettent d’ajouter des notes et des commentaires directement sur les fiches de vos contacts, et certains offrent également des fonctionnalités avancées pour documenter les interactions avec vos prospects, comme l’historique des appels, des e-mails et des réunions.
Étape 4 : Automatiser votre prospection grâce aux workflows du CRM
Les workflows sont des séquences automatisées d’actions qui sont déclenchées en fonction de critères spécifiques, tels que l’inscription à une newsletter, l’ouverture d’un e-mail, la visite d’une page web, etc.
En automatisant votre prospection grâce aux workflows du CRM, vous pouvez optimiser le processus de conversion des prospects en clients en leur envoyant des messages ciblés et personnalisés en fonction de leur comportement. Par exemple, si un prospect visite plusieurs fois votre site web sans remplir un formulaire de contact, vous pouvez lui envoyer un e-mail personnalisé pour le relancer et l’inciter à prendre contact avec vous.
Les workflows du CRM vous permettent également de suivre le parcours de vos prospects à travers le processus de vente et d’adapter votre communication en conséquence. Par exemple, vous pouvez automatiser l’envoi d’e-mails personnalisés à chaque étape du processus de vente, en fonction des actions des prospects, pour les informer sur les offres et les services qui répondent le mieux à leurs besoins.
La plupart des CRM offrent des fonctionnalités avancées pour créer des workflows personnalisés, en fonction de vos besoins spécifiques. Les workflows peuvent être configurés pour déclencher des actions telles que l’envoi d’e-mails, la planification de réunions, la création de tâches, etc. Les workflows sont une solution efficace pour automatiser votre prospection, améliorer votre efficacité commerciale, et augmenter votre taux de conversion de prospects en clients.
Comment choisir le bon CRM pour votre entreprise ?
La gestion du fichier de prospection est une tâche régulière et organisée. Une mauvaise manipulation ou un oubli pourrait impacter la transformation des prospects en clients. Certes, des outils standards comme Excel pourraient aider les commerciaux à se retrouver. Cependant, la multiplication de ces fichiers risque de créer encore plus de blocage. Alors, il est préférable de recourir à des outils performants comme les logiciels CRM.
De plus en plus sollicité par les entreprises de toutes tailles, le CRM s’avère être la solution pour mieux gérer les prospects. En effet, cet outil permet de centraliser toutes les données dans un seul endroit. De plus, il reste l’alternative la mieux adaptée pour faciliter l’accès de tous les collaborateurs concernés à ces données. Cela figure d’ailleurs parmi les avantages CRM. Les commerciaux auront une vue à 360° sur les contacts, les prospects et les clients. Il sera plus facile pour eux de mettre en place une bonne stratégie commerciale. Alors, quel logiciel CRM serait le plus adapté pour la gestion de la fiche de prospection ?
Les critères de choix à prendre en compte
Le choix d’un CRM est une décision stratégique pour toute entreprise, car il s’agit d’un investissement à long terme qui aura un impact sur l’ensemble de l’organisation. Il est donc essentiel de prendre en compte plusieurs critères avant de choisir un CRM qui convient le mieux à vos besoins et à votre budget. Voici quelques critères à prendre en compte pour le choix d’un CRM :
- Les fonctionnalités : il est important de choisir un CRM qui offre les fonctionnalités dont vous avez besoin pour votre activité commerciale, telles que la gestion des contacts, des opportunités, des devis et des factures, ainsi que la gestion des campagnes marketing et la création de rapports personnalisés.
- L'intégration : il est crucial de choisir un CRM qui peut être facilement intégré avec les autres applications que vous utilisez dans votre entreprise, telles que votre système de messagerie électronique, votre solution de marketing automation, votre outil de gestion de projet, etc.
- La facilité d'utilisation : le CRM doit être facile à utiliser et à comprendre pour tous les membres de votre équipe, afin de faciliter l'adoption et l'utilisation du système.
- La personnalisation : il est important de choisir un CRM qui peut être personnalisé en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, pour répondre aux exigences de votre activité commerciale et de votre stratégie de vente.
- Le support client : il est crucial de choisir un CRM qui offre un support client efficace et réactif, pour répondre à vos questions et résoudre les problèmes éventuels rapidement.
- La sécurité : le CRM doit garantir la sécurité et la confidentialité de vos données client, en respectant les normes de sécurité et les réglementations en vigueur.
- Le coût : il est important de choisir un CRM qui convient à votre budget, en prenant en compte les coûts d'abonnement, les frais de mise en service, les coûts d'intégration et les frais de formation.
Le choix d’un CRM est un processus complexe qui nécessite une réflexion approfondie et une analyse des besoins spécifiques de votre entreprise.
Les différents types de CRM disponibles sur le marché
Il existe plusieurs types de CRM disponibles sur le marché, chacun répondant à des besoins et à des objectifs commerciaux spécifiques. Voici une liste des différents types de CRM :
- Le CRM opérationnel : c'est le type de CRM le plus couramment utilisé. Il se concentre sur les opérations quotidiennes liées à la gestion des clients et des prospects, telles que la gestion des contacts, des leads, des opportunités, des devis, des factures et des commandes.
- Le CRM analytique : ce type de CRM se concentre sur l'analyse des données client pour mieux comprendre les comportements et les préférences des clients, ainsi que pour identifier les tendances du marché. Les données collectées peuvent être utilisées pour améliorer les stratégies marketing, les programmes de fidélisation des clients et les campagnes de vente.
- Le CRM collaboratif : ce type de CRM se concentre sur la collaboration entre les différentes équipes de l'entreprise, telles que les ventes, le marketing et le service client, pour mieux gérer les interactions avec les clients et améliorer l'expérience client globale.
- Le CRM social : ce type de CRM se concentre sur les interactions sociales entre les clients et l'entreprise, telles que les commentaires, les mentions et les messages sur les réseaux sociaux. Les données collectées peuvent être utilisées pour comprendre les préférences des clients et améliorer la réputation de l'entreprise sur les réseaux sociaux.
- Le CRM mobile : ce type de CRM se concentre sur l'accès aux données client à partir de dispositifs mobiles, tels que les smartphones et les tablettes. Les données collectées peuvent être utilisées pour faciliter le travail sur le terrain et améliorer la réactivité de l'entreprise aux demandes des clients.
Chaque type de CRM offre des fonctionnalités spécifiques pour aider les entreprises à mieux gérer leurs interactions avec les clients et à améliorer leur expérience client globale. Il est important de choisir un type de CRM qui répond à vos besoins commerciaux et à vos objectifs de vente et de marketing.
Quel CRM choisir ?
À ce jour, Microsoft 365 Dynamics CRM reste le plus sollicité par les entreprises. Fonctionnant sur le cloud, cette solution de sales automation, notamment la mise à jour des fiches de contact. Les commerciaux peuvent alors se concentrer sur leurs tâches principales.
Microsoft Dynamics CRM 365 est principalement choisi pour sa personnalisation. En effet, vous pouvez facilement configurer le système pour correspondre à vos processus de vente spécifiques et personnaliser les champs et les formulaires pour suivre les informations importantes sur vos prospects. De plus, ce logiciel CRM est conçu pour être facile à utiliser, même pour les utilisateurs novices. Le système est basé sur une interface utilisateur intuitive qui est facile à naviguer et offre une vue à 360 degrés de vos prospects, de leurs interactions avec votre entreprise et de leurs informations de contact.
En outre, Microsoft Dynamics CRM 365 offre des fonctionnalités avancées de gestion des prospects, notamment la gestion des leads et des opportunités de vente, la gestion des devis et des contrats, ainsi que des outils de reporting et d’analyse pour suivre les performances de vos équipes de vente. Son atout majeur réside dans son intégration avec la suite Office 365. En effet, ce CRM est intégré à d’autres produits Microsoft tels que Outlook, Excel et SharePoint, ce qui facilite l’importation et l’exportation de données et la collaboration entre les différents départements de votre entreprise.
Ce CRM développé par Microsoft est disponible dès maintenant pour les entreprises intéressées. Nous proposons un accompagnement pour ceux qui désirent s’en procurer.
