Tout savoir sur la gestion des contacts
La gestion des contacts est une tâche incontournable, car elle joue un rôle dans la réussite d’une entreprise. Pour l’optimiser, il est possible de recourir à des outils spécialisés. Apprenez-en plus sur la gestion des contacts dans la suite de cet article.
C’est quoi la gestion des contacts ?
Les contacts d’une entreprise englobent ses prospects et ses clients, mais aussi ses fournisseurs et ses partenaires. Il est crucial de bien les gérer, car ils représentent de l’argent. Grâce à une bonne gestion des contacts, vous maximiserez vos chances d’assurer la satisfaction de vos clients et d’accroître vos ventes. En effet, cela vous permettra d’affiner votre connaissance de vos prospects et de vos clients ainsi que de dresser leur profil respectif. Vous serez ainsi en mesure d’améliorer la qualité de vos interactions avec chacun d’entre eux.
D’autre part, une stratégie de gestion des contacts efficace vous aidera à établir des relations solides et durables avec vos fournisseurs et vos partenaires. Dans le premier cas, vous bénéficierez d’une meilleure qualité de service. De plus, vos fournisseurs seront plus enclins à vous accorder des rabais sur les prix. Dans le second cas, vous pourrez optimiser la valeur de votre réseau d’affaires.
Gestion des contacts : définition
Aussi appelée contact management, la gestion des contacts désigne le processus consistant à enregistrer et à organiser les informations concernant les contacts d’une entreprise ainsi qu’à suivre leurs échanges avec cette dernière. Elle fait partie intégrante de la gestion de la relation client et de la gestion de la relation avec les tiers.
La possibilité de renseigner, de trouver et d’exploiter les données de vos contacts constitue un atout de taille pour votre entreprise. Elle vous permettra entre autres de fluidifier vos différents processus. Par ailleurs, vous pourrez facilement adapter vos stratégies en disposant des informations dont vous avez besoin au bon moment.
Comment bien gérer ses contacts ?
Longtemps, les entreprises ont utilisé Excel pour gérer leurs contacts. D’ailleurs, beaucoup continuent de le faire à l’heure actuelle. Pourtant, cette solution présente des limites. Elle complexifie notamment la tâche lorsque les données des contacts sont nombreuses. De plus, impliquant beaucoup d’interventions humaines, Excel augmente le risque d’erreur. Le risque de perte de données n’est pas non plus exclu.
En somme, le logiciel tableur de Microsoft n’est pas le meilleur outil pour gérer des contacts. Pour optimiser cette tâche, il est préférable de recourir à une solution spécialement conçue à cet effet. Vous avez le choix entre les logiciels de contact management et les logiciels CRM.
Pourquoi avoir une base de données clients ?
Les données clients aident les entreprises à comprendre les habitudes d’achat et le comportement en ligne de leurs clients. Certains de ces comportements incluent les commentaires, la fréquence des achats, ainsi que le jour ou la période de l’année où une vente est effectuée.
Lorsqu’elles disposent de ces informations, les entreprises peuvent créer une expérience de vente plus personnalisée et gérer leurs contacts au mieux. Les entreprises peuvent créer des promotions personnalisées ou des offres spéciales pertinentes pour les consommateurs, car elles savent ce que veulent ces consommateurs. Les entreprises peuvent également utiliser les données des clients pour leur montrer quels produits doivent être abandonnés car ils rendent les clients mécontents.
Pourquoi s’équiper d’un outil de gestion des contacts ?
Un logiciel de gestion des contacts permet principalement de :
- Stocker toutes les informations des contacts d’une entreprise ;
- Conserver l’historique de tous les échanges avec les prospects, les clients, les fournisseurs et les partenaires.
Avec ce type d’outil, vous pourrez qualifier vos contacts sur divers critères (nature de la dernière interaction avec eux, secteur d’activité, etc.).
De son côté, le logiciel CRM offre les mêmes fonctionnalités de base en matière de contact management. Cela dit, il est plus complet. En effet, les fonctionnalités d’un CRM vont au-delà de la simple gestion des contacts. Grâce à un tel logiciel, vous pourrez aussi gérer des documents, des propositions commerciales, des devis et des factures. Vous aurez par ailleurs la possibilité d’automatiser certaines tâches et d’analyser vos performances commerciales.
En tout cas, que vous choisissiez un logiciel dédié exclusivement à la gestion des contacts ou un CRM, vous bénéficierez de nombreux avantages.
Une meilleure organisation
Un outil de contact management permet de centraliser toutes les informations relatives aux clients et prospects en un seul endroit, facilitant ainsi l’accès et la gestion de ces informations. Un logiciel CRM offre le même avantage. Vous pourrez trier et actualiser aisément les données de vos contacts.
Lorsque ces informations sont bien organisées, à jour et accessibles aisément, vos collaborateurs ont la possibilité de les exploiter pour optimiser leurs actions. En guise d’illustration, vos équipes commerciales peuvent s’en servir pour prospecter de manière ciblée. De son côté, votre service marketing peut s’appuyer sur ces données pour personnaliser les campagnes emailing.
Une amélioration de la communication
Grâce à un outil de gestion des contacts, les équipes peuvent facilement partager des informations sur les prospects et les clients, améliorant ainsi la collaboration et la communication entre les différents départements. Une meilleure communication interne consolide la cohésion d’équipe. Cela participe à l’amélioration des performances collectives. En effet, vos collaborateurs seront capables d’aligner leurs efforts pour atteindre les objectifs de votre entreprise.
L’avantage en matière de communication offert par un outil de gestion des contacts ou par un CRM se ressentira particulièrement si vos services sont localisés sur différents sites. Malgré la distance, vos équipes pourront parfaitement travailler main dans la main.
Une meilleure connaissance des clients
Un outil de gestion des contacts, tout comme un CRM, peut aider à recueillir des données sur les prospects et les clients, telles que les préférences et les comportements d’achat. Vous pourrez ainsi mieux comprendre leurs besoins et personnaliser vos communications.
D’autre part, ces solutions permettent de suivre l’historique de vos interactions avec vos contacts. Elles aident par conséquent établir un suivi personnalisé. En outre, elles contribuent à offrir un service client de meilleure qualité. En effet, vos collaborateurs pourront fournir à vos contacts des réponses pertinentes en s’appuyant sur les informations issues des échanges avec eux. Résultat, une meilleure satisfaction client.
Un gain de temps
Le gain de temps est l’un des principaux avantages d’un CRM ou d’un outil de gestion des contacts. Il est lié à l’automatisation de certaines tâches telles que la segmentation des listes de contacts ou l’envoi de courriers électroniques personnalisés. Vos collaborateurs seront ainsi libérés des tâches répétitives, chronophages ou sujettes aux erreurs.
Grâce à l’une de ces solutions, vos équipes en charge des ventes, du marketing et du service client pourront consacrer plus de temps à des missions à forte valeur ajoutée. Il peut par exemple s’agir de renforcer les efforts au niveau de l’acquisition et de la satisfaction client.
Une amélioration de la qualité des données
En centralisant toutes les informations sur les clients et les prospects, un outil de gestion des contacts ou un CRM permet de mieux contrôler la qualité des données et de s’assurer que les informations sont à jour et précises. À l’heure actuelle, la qualité des données constitue un avantage concurrentiel. Elle permet en effet de prendre de meilleures décisions commerciales et stratégiques.
De surcroît, des données de bonne qualité améliorent le ciblage et favorisent l’acquisition client. Elles réduisent également, voire suppriment, les dépenses non pertinentes, mais qui peuvent être importantes, comme celles liées à l’envoi de mails ou de SMS mal adressés.
Les 7 meilleurs outils de gestion des contacts
Il peut être difficile de choisir un logiciel de gestion des contacts tellement l’offre en la matière est large. Pour avoir la certitude de sélectionner la solution adaptée, vous devrez prendre en compte plusieurs points. Commencez par définir vos besoins. C’est indispensable pour déterminer si vous devez vous orienter vers un outil spécialisé sur l’aspect contact management ou un CRM. Ce dernier constitue une meilleure option si vous avez besoin de plus de fonctionnalités.
Par la suite, il faudra vous pencher sur :
- La facilité d’utilisation ;
- Le mode de déploiement (on-premise ou cloud) ;
- Le coût ;
- La qualité du support technique.
À noter que les critères à considérer sont pratiquement les mêmes, qu’il s’agisse de choisir son CRM ou son logiciel de gestion des contacts. Besoin d’un coup de pouce ? Parcourez la liste ci-après. Elle regroupe à la fois des CRM et de purs outils de contact management.
Folk
Destiné aux start-ups, Folk est un outil entre le logiciel de gestion des contacts et le CRM. Il vous permettra de centraliser tous vos contacts, quelle qu’en soit la source. Il vous donnera aussi la possibilité d’enregistrer vos échanges avec vos contacts et de suivre les actions déployées.
Son interface intuitive fait de Folk un outil particulièrement facile à utiliser. Ce logiciel est disponible dans une version gratuite limitée à 100 contacts par mois. Si vos besoins sont plus importants, un plan payant sera plus approprié. Les tarifs sont fonction de l’abonnement choisi. Ils débutent à 19 dollars par utilisateur par mois.
Microsoft Dynamics 365 CRM
Microsoft Dynamics 365 CRM est une solution qui a la particularité de convenir aux entreprises de toutes tailles. Ce logiciel propose une fonctionnalité qui vous permettra d’importer les données de vos contacts depuis n’importe quel emplacement. En vous dotant de ce logiciel, vous disposerez d’une vue à 360° sur vos contacts.
Flexible, intuitif, évolutif et hautement personnalisable, Microsoft Dynamics 365 CRM est sans conteste l’un des meilleurs outils de gestion de la relation client existant sur le marché à l’heure actuelle. Son prix varie en fonction de la licence choisie. Il commence à partir de 54,80 euros par utilisateur par mois.
Anaba
Anaba est une solution de gestion des contacts qui s’adresse aux PME. Cet outil peut parcourir votre boîte mail pour y rechercher les données de vos contacts. Il est aussi en mesure de réorganiser vos fichiers clients Excel.
La tarification dépend de la durée d’engagement sélectionnée et du nombre d’utilisateurs.
Avec un an d’engagement, il faut prévoir :
- 349 euros HT/mois pour moins de 50 utilisateurs ;
- 699 euros HT/mois pour plus de 50 utilisateurs.
Les prix avec deux an d’engagement s’établissent à :
- 279 euros HT/mois pour moins de 50 utilisateurs ;
- 559 euros HT/mois pour plus de 50 utilisateurs.
Pipedrive
Pipedrive est un CRM dédié aux TPE et PME. Ce logiciel est capable de récupérer une multitude d’informations sur vos contacts à partir d’une adresse e-mail et des données publiques. Il est reconnu pour sa facilité de prise en main. Son évolutivité en est un autre atout.
Le prix de Pipedrive dépend de la formule souscrite :
- La facilité d’9,90 dollars par utilisateur par mois avec le plan Essentiel ;utilisation ;
- 19,90 dollars par utilisateur par mois avec le plan Avancé :
- 39,90 dollars par utilisateur par mois avec le plan Professionnel ;
- 59,90 dollars par utilisateur par mois avec le plan Entreprise.
Monday.com
Monday.com est une plateforme qui propose plusieurs produits, dont un CRM : Monday sales CRM. Ce logiciel vous permettra de stocker vos contacts et de les exploiter en vous aidant à mettre en place des pipelines de ventes et à suivre les interactions. Il a l’avantage de pouvoir être personnalisé en fonction de vos besoins. Il offre également maintes possibilités d’automatisation.
Pour en bénéficier, comptez :
- 10 dollars par utilisateur par mois avec le plan Basic ;
- 14 dollars par utilisateur par mois avec le plan Standard ;
- 24 dollars par utilisateur par mois avec le plan Pro.
Le tarif du plan Enterprise est communiqué sur devis.
Nelis
Nelis est un logiciel CRM qui cible aussi bien par les PME que les grands comptes. Cette solution embarque toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer des contacts. Elle propose notamment une fonctionnalité qui vous aidera à respecter vos obligations RGPD en permettant entre autres d’importer le consentement de vos contacts et de mettre à jour automatiquement leurs fiches.
Non seulement Nelis est un logiciel très complet, mais il est aussi facile d’utilisation. Plusieurs plans tarifaires sont disponibles :
- Essentiel (20 euros par utilisateur par mois) ;
- Professionnel (40 euros par utilisateur par mois) ;
- Entreprise (60 euros par utilisateur par mois).
Zoho
Le CRM de Zoho s’adresse aux petites entreprises. Il dispose d’une fonctionnalité qui permet d’importer facilement des données depuis Excel. Cet outil contribuera largement à la multiplication de vos ventes et à la croissance de votre chiffre d’affaires. Il se démarque par sa simplicité d’utilisation. Autre avantage, il propose une intégration aux réseaux sociaux. Voici ses tarifs :
- 12 dollars/utilisateur/mois avec le plan Standard ;
- 20 dollars/utilisateur/mois avec le plan Professionnel ;
- 35 dollars/utilisateur/mois avec le plan Entreprise ;
- 45 dollars/utilisateur/mois avec le plan Ultime.
À noter qu’il existe une édition gratuite de Zoho CRM pouvant prendre en charge jusqu’à 3 utilisateurs.
